Nutzen Sie unseren internen Meldekanal, um anonym oder persönlich mutmaßliche Unregelmäßigkeiten oder Handlungen zu melden, die gegen das Gesetz oder die internen Vorschriften verstoßen und von denen Sie Kenntnis haben.
Im Folgenden erläutern wir die Kriterien für unseren internen Meldeweg.
Was ist der Meldekanal und welche Situationen können gemeldet werden?
Es handelt sich um einen Kanal, der für Mitarbeiter und Dritte außerhalb von GT Motive zugänglich ist und die Möglichkeit bietet, anonym oder persönlich alle mutmaßlichen Unregelmäßigkeiten oder Handlungen zu melden, die gegen das Gesetz oder die internen Vorschriften verstoßen und von denen Sie Kenntnis haben.
Zugang und Funktionsweise des Kanals
Der Kanal ist zugänglich über
– E-Mail: über das E-Mail-Postfach speakup@gtmotive.com.
– Per Post: zu Händen des Compliance Managers und an die Adresse C/ Teide, 3 – 1ª Planta – Parque Empresarial La Marina, 28703 San Sebastián de los Reyes (Madrid).
Alle Meldungen werden mit der größtmöglichen Vertraulichkeit, und Sicherheit unter Schutz der Privatsphäre behandelt und können auch anonym erfolgen.
Aufnahme und Analyse des gemeldeten Sachverhalts
Nach Eingang einer Beschwerde bestätigt der Compliance Manager innerhalb von 3 Tagen den Eingang und legt für jeden Fall eine eigene Akte an, die zur besseren Identifizierung mit einer entsprechenden Nummer versehen wird. Gehen verschiedene Beschwerden ein, die denselben oder einen verwandten Sachverhalt betreffen, können die verschiedenen Akten zusammengelegt werden.
Der Compliance Manager führt eine erste Analyse der eingegangenen Informationen durch, bevor er eine Untersuchungsakte anlegt. Diese Analyse besteht darin, den Umfang der Informationen, ihre Hinlänglichkeit und Plausibilität, die Glaubwürdigkeit des Beschwerdeführers und die Relevanz der gemeldeten Tatsachen zu prüfen und festzustellen, ob diese einen Rechtsverstoß oder einen Verstoß gegen interne Vorschriften darstellen können und ob sie ein ethisches Dilemma oder ein Verhaltensdilemma bei GT Motive darstellen.
Wenn die eingegangenen Informationen offensichtlich relevant und plausibel sind, wird die Beschwerde zugelassen und die Untersuchungsphase wird fortgesetzt. Sind die erhaltenen Informationen jedoch irrelevant, unzureichend, unplausibel oder ist der Informant nicht glaubwürdig, wird die Beschwerde zugelassen und die Akte geschlossen.
Falls die gemeldeten Fakten keinen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften oder ein ethisches oder verhaltensbezogenes Dilemma bei GT Motive darstellen, wird die Beschwerde zurückgewiesen und der Fall geschlossen.
Ermittlungen
Je nach Umfang, Ausmaß und Personen, die mutmaßlich in den betreffenden Vorfall verwickelt sind, beurteilt der Compliance Manager die für den jeweiligen Fall zu entwickelnde Untersuchungsstrategie.
Das Ermittlungsverfahren ist ordnungsgemäß zu dokumentieren, und die Untersuchung umfasst alle Ermittlungsmaßnahmen, die zur Klärung des Sachverhalts, der verantwortlichen Personen und der gegebenenfalls zu treffenden Abhilfemaßnahmen geeignet sind. Nach Erstellung des abschließenden Untersuchungsberichts legt der Untersuchungsbeauftragte diesen dem Integritätsausschuss von GT-Motiven vor.
Auflösung
Der Integritätsausschuss ist das zuständige Gremium für die Behandlung von Vorfällen, die sich bei GT Motive ereignen, und entscheidet über die vom Untersuchungsbeauftragten eingereichten Vorschläge.
Schutz von Whistleblowern
GT Motive duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower und akzeptiert keine Meldungen, die nicht in gutem Glauben gemacht werden, die falsche Informationen enthalten oder die in einer Weise gemacht werden, die dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern oder Dritten schadet.
Die anonyme Meldung von Vorfällen ist zulässig, allerdings werden Hinweisgeber zur Unterstützung der Ermittlungen ermutigt, ihre Identität offen zu legen. Solche Mitteilungen werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt.
